نوشتن سلام در نامه های تجاری در یک محیط حرفه ای بسیار مهم است و نحوه بیان آن می تواند منجر به ایجاد ارتباطات تجاری عالی و یا از دست دادن فرصت ها شود. بنابراین، مهم است که در ابتدای هر نامه یک سلام درست بگویید و از مناسب بودن سلام خود اطمینان حاصل کنید. چه نامه خود را از طریق پست و چه از طریق ایمیل ارسال کنید، یک سلام نامه تجاری مناسب برای نشان دادن احترام به گیرنده و تنظیم لحن برای ایمیل ضروری است. این مهم است که نشان دهید حرفه ای هستید و درک می کنید که چگونه باید در یک محیط تجاری رفتار کنید.

بیشتر بخوانید:

قوانین املای انگلیسی

چه چیزهایی را در سلام های تجاری خود بگنجانید

احوالپرسی حرفه ای در همه ارتباطات تجاری مهم است، و بنابراین، عبارات غیر رسمی و خودمانی ممکن است مناسب نباشند. به‌جای شروع ایمیل‌ها با «hey» یا «hi»، بهتر است که با استفاده از نام یا عنوان، به دریافت‌کننده نامه به شیوه‌ای جدی‌تر احوالپرسی کنید. این امر به ویژه در اسناد رسمی مانند نامه های استعلام اهمیت دارد.

در زیر فهرستی از نمونه‌های سلام در ابتدای نامه تجاری وجود دارد که می‌توانید از آنها در نامه های خود استفاده کنید، چه در کسب و کار خودتان باشد و چه هنگام برقراری ارتباط با شرکت‌های دیگر. برای مثال‌های زیر، Smith را به‌عنوان نام خانوادگی رایج استفاده کرده‌ایم، اما می‌توان آن را با نام فرد جایگزین کرد.

همه ی احوالپرسی ها با عبارت «dear» شروع می شود، زیرا این کارهم مؤدبانه و هم محترمانه تلقی می شود. در حالی که ممکن است بتوانید نامه تجاری خود را فقط با نام شخص شروع کنید، اما این کار ممکن است به اشتباه به عنوان بی ادبی تلقی شود، که ممکن است آن تصوری نباشد که شما دوست دارید به اشتراک بگذارید.

Dear Mr. Smith

Dear Dr. Smith

Dear Mr. and Mrs. Smith

Dear Mr. White and Ms. Smith

Dear Judge Smith

Dear Ms. Smith

Dear John Smith

Dear Dr. Smith

Dear Dr. and Mrs. Smith

Dear John (this would only be used if you know the person you are writing a letter to extremely well)

سعی کنید کسی را پیدا کنید که نامه را به او خطاب کند

در حالی که همه احوالپرسی‌های فهرست بالا برای یک محیط تجاری مناسب هستند، اما اگر دقیقاً ندانید که گیرنده نامه مورد نظر چه کسی است، هیچ فایده‌ای ندارند. بنابراین در صورت امکان، سعی کنید قبل از نوشتن سلام در نامه های تجاری نام شخصی را که می خواهید به او نامه بنویسید رابیابید.

این کار را می توانبد از طریق کار او، نمایه لینکدین او یا با پرسیدن از همکارانتان باشد. اگر آنها کارمند یا دستیار دارند، سعی کنید برای اطلاعاتی که نیاز دارید با آنها تماس بگیرید.

وقتی نمی توانید کسی را برای آدرس دادن پیدا کنید

اگر نمی توانید شخصی را پیدا کنید که نامه را به او خطاب کنید، به سادگی از یک سلام عمومی اما مودبانه استفاده کنید. این ممکن است شامل عباراتی مانند “To Whom it May Concern” باشد. اما این عبارت ممکن است بسیار رسمی به نظر برسد، بسته به موضوع نامه تجاری، احوالپرسی عمومی دیگری نیز وجود دارد. بیایید نگاه دقیق تری بیندازیم.

سایر سلام های تجاری عمومی که باید در نظر بگیرید

اگر با تیم خاصی در یک کسب و کار تماس می گیرید، می توانید مستقیماً به آنها نامه یا ایمیل ارسال کنید، به عنوان مثال، « dear customer service team» یا «dear human resources team». ممکن است بخواهید با رئیس بخش این تیم‌ها تماس بگیرید، و بنابراین می توانید از احوالپرسی‌هایی مانند «dear customer service manager» یا «dear hiring manager» استفاده کنید.

اگر مطمئن نیستید که چه کسی مسئول است، یا عنوان شغلی صحیحی که به دنبال آن هستید را نمی دانید، یک سلام مودبانه مانند ” dear sir or madam” را در نظر بگیرید.

نکاتی برای نوشتن سلام در نامه های تجاری

از  Mr. or Msاستفاده کنید.

اگر جنسیت شخصی را که به او نامه می‌نویسید می‌دانید، استفاده از عنوان او راهی رسمی برای خطاب به کسی است. اگر شخصی که به او نامه می نویسید زن است، مهم است که بدانید او چگونه می خواهد با او احوالپرسی شود. به طور کلی، اگر متاهل باشند، “Mrs” اصطلاح مناسبی است، در حالی که اگر ازدواج نکرده باشند، “Miss” عنوان ترجیحی است. اگر از سلامی که آنها ترجیح می دهند مطمئن نیستید، «Ms» عنوان مناسب تری است تا گیرنده را آزار ندهد.

صلاحیت های یک فرد را بشناسید

اگر نامه ای را به  فردی با تجربه یا دارای صلاحیت خاصی می نویسی این موضوع می تواند سلام را تغییر دهد. به عنوان مثال، اگر فرد دارای مدرک پزشکی یا دکترا است، باید به عنوان Dr. خطاب شود، اگر حرفه ای دارد که عنوانی را تضمین می کند، مانند Judge  یا Professor، از این عنوان ها استفاده کنید.

نوشتن برای بیش از یک نفر

اگر به دنبال نوشتن نامه به بیش از یک نفر، به عنوان مثال، یک زوج متاهل یا شرکای تجاری هستید، سلام نامه کاری شما باید چیزی متفاوت از سلام هایی باشد که در بالا ذکر کردیم. اگر زوج متاهل هستند، به سادگی «Mr and Mrs» و سپس نام خانوادگی آنها را بنویسید – برای مثال «Mr and Mrs Smith».

اگر برای دو یا چند نفر که ازدواج نکرده یا خویشاوندی ندارند نامه می‌نویسید، باید نام هر یک از آنها با عنوان جداگانه فهرست کنید – به عنوان مثال، Mrs. Smith, Mr. Jones و Dr. Murray.

اگر از جنسیت گیرنده مطمئن نیستید

گاهی ممکن است از جنسیت شخصی که برایش نامه می نویسید آگاه نباشید. دلیل اصلی این امر این است که آنها ممکن است یک نامی داشته باشند که هم مردان و هم زنانی مانند الکس می توانند از آن استفاده کنند. در این مورد، می توان با مراجعه به صفحه لینکدین یا وب سایت شرکت آنها، تحقیقات بیشتری را برای یافتن این اطلاعات انجام داد. اگر هنوز نمی دانید، پس به سادگی نامه را به نام آنها خطاب کنید – به عنوان مثال، «Dear Alex Smith»، مناسب است.

سلام در کجای صفحه باید باشد؟

سلام شما باید پایین هر آدرسی در نامه، در سمت چپ صفحه نوشته شود. پس از سلام، مهم است که یک کاما یا دو نقطه اضافه کنید و سپس یک خط جدید را شروع کنید. در زیر این سلام، می توانید پاراگراف جدیدی را شروع کنید که نامه شما شروع می شود.

ایمیل را بخوانید و املای خود را بررسی کنید

هنگامی که نامه تجاری خود را تمام کردید، مهم است که یکبار دیگر آن را مطالعه کرده باشید، اشتباهات املایی یا دستوری را بررسی کنید و مطمئن شوید که آن را به شیوه ای تجاری نوشته اید.

مهمتر از همه، مطمئن شوید که نام گیرنده را به درستی نوشته اید تا به او سهوا توهین نکنید. این را با املای آدرس ایمیل، وب سایت شرکت یا پروفایل های رسانه های اجتماعی آنها مقایسه کنید تا مطمئن شوید.

اگر نامه بسیار مهمی است، از یک همکار بخواهید که قبل از ارسال آن را بخواند، زیرا چشم دوم ممکن است اشتباهاتی را که شما از قلم انداخته اید تشخیص دهد.

نتیجه

هنگام نوشتن هر نوع ایمیل یا نامه تجاری، مهم است که رسمی بنویسید و با گیرنده محترمانه رفتار کنید. از احوالپرسی های غیررسمی مانند “hey” به جای احوالپرسی های رسمی تر مانند “Dear” خودداری کنید و همیشه نام شخصی که برای او نامه می نویسید را در سلام اولیه خود ذکر کنید

با تحقیق در مورد گیرنده از طریق مخاطبین تجاری خود، وب سایت شرکت، نمایه لینکدین یا صفحات رسانه های اجتماعی، تلاش خود را برای یافتن نام، عنوان رسمی و جنسیت آنها انجام دهید. بخش منابع انسانی شرکت نیز ممکن است بتواند این اطلاعات را برای شما فراهم کند.

آنچه که شاید مهم‌تر است این است که مطمئن شوید که نام گیرنده را از نظر املایی به درستی می نویسید تا به او سهوا توهین نکنید. این را دوباره بررسی کنید و نامه خود را قبل از ارسال آن به گیرنده با دقت بخوانید.